Sala konferencyjna

Sale konferencyjne powstają dziś nie tylko w modnych kurortach czy w okolicy dużych ośrodków miejskich. Baza stale się powiększa także o ośrodki, niekiedy kameralne, położone na uboczu lub w prawdziwej głuszy. Pierwszym pytaniem, przed jakim staje organizator, to odległość. Czy warto wynajmować hotel z salą konferencyjną gdzieś w pobliżu czy może lepiej wybrać ośrodek położony w innym regionie kraju? O wyborze decyduje nie tylko budżet, ale także czas oraz cel.

Nowoczesne sale konferencyjne powinny być wyposażone w sprzęt multimedialny. Niezbędne będą: porządne nagłośnienie, rzutnik, mikrofon, szybki internet. Sala powinna także gwarantować odpowiednią akustykę i być odpowiednio oświetlona. Możliwość ustawiania krzeseł na kilka sposobów: podkowa, okrągły stół, odwrócona podkowa, teatr czy szkolna sala — wybór zależny jest od interaktywności uczestników. Istotna jest też wielkość sali — organizacja małego szkolenia w ogromnej auli to pomysł chybiony, jak i niegwarantujący skupienia uczestników. Także ściśnięcie dużej liczby osób w małej sali nie jest wskazane — brak powietrza czy szum komunikacyjny będą doskwierać nie tylko prowadzącym. Na szczęście coraz częściej powstają ośrodki o kilku salach szkoleniowych różniących się wielkością i możliwością aranżacji.

Wybierając miejsce na kilkudniowe spotkanie naukowe czy biznesowe, warto znaleźć centrum konferencyjne. Połączenie hotelu z restauracją oraz kilkoma salami z odpowiednim wyposażeniem to jedyne warte uwagi rozwiązanie. Ważna jest też dodatkowa baza pozwalająca aktywnie spędzać czas wolny — basen, siłownia, sauna, kort tenisowy, boisko czy sala gimnastyczna. Jeżeli jeszcze centrum konferencyjne położone jest w malowniczej okolicy, to z pewnością cieszyć się będzie powodzeniem bez względu na porę roku i rodzaj organizowanego szkolenia.

Sposoby ustawienia sal konferencyjnych są dość typowe dla większości spotkań biznesowych czy konferencji. Warto jednak wcześniej o tym pomyśleć, ponieważ jeden układ będzie bardziej optymalny dla konferencji a inny na przykład dla spotkań rekrutacyjnych. Najczęściej spotyka się 4 rodzaje układów stołów:

  • Układ podkowa – to jeden z popularniejszych układów w salach. Stoły i krzesła ustawione są w literę U, co daje możliwość dotarcia i interakcji z każdym uczestnikiem szkolenia. Układ ten bardzo dobrze sprawdza się zarówno dla małych spotkań biznesowych jak i dużych prezentacji. Pozwala na swobodną komunikację oraz uwalnia kreatywne myślenie.
  • Układ konferencyjny – jest to najczęściej wybierany typ sali konferencyjnych. W tym układzie prostokątny stół stoi pośrodku pomieszczenia. Dzięki temu, podobnie jak w podkowie, każdy uczestnik widzi się nawzajem i może prowadzić swobodną konwersację.
  • Układ szkolny – to ustawienie charakteryzuje się ustawieniem krzeseł i biurek przodem do prowadzącego szkolenie. Układ ten najczęściej wykorzystywany jest w szkoleniach oraz warsztatach.
  • Układ teatralny – układ ten przypomina ustawienie na przedstawieniach teatralnych. Są to jedynie krzesła bez stołów, dzięki czemu można wykorzystać całą przestrzeń sali. Taki układ polecany jest w przypadku dużej ilości uczestników.

Planując konferencję lub szkolenie należy wykazać się bardzo wysokimi zdolnościami organizacyjnymi. Kluczem do rozplanowania całej logistyki przedsięwzięcia będzie zawsze ten sam punkt wyjścia – miejsce spotkania. Przystępując do wyboru sali konferencyjnej należy na wstępie odpowiedzieć sobie na pytanie, jaki charakter będzie miało spotkanie? Dla wielogodzinnych konferencji przeznaczonych dla uczestników z różnych stron kraju czy nawet zza granicy konieczne będzie uwzględnienie zaplecza gastronomicznego i noclegowego. W przypadku szkolenia średniej wielkości firmy może się okazać, że potrzebne będzie większy od standardowego dostęp do urządzeń multimedialnych. Dla spotkania integracyjnego, które w planie zawiera wystąpienia prezesa, wręczanie nagród lub elementy szkolenia, kluczowa będzie lokalizacja zawierająca łatwy dostęp do atrakcji turystycznych lub innych możliwości organizacji czasu wolnego.

Organizacja konferencji to przedsięwzięcie wymagające zaplanowania wydarzenia do ostatniego elementu. W ramach dostępnego budżetu powinniśmy więc uwzględnić nie tylko salę i jej wyposażenie ale również wszystkie inne czynniki wpływające na ostateczny odbiór wydarzenia przez naszych współpracowników, partnerów czy innych gości imprezy.

You may also like...

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *